大学職員の1日スケジュールを大公開!仕事内容と時間管理のコツ

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大学職員の1日のスケジュールってどんな感じですか?

大学職員の仕事は、基本的には、多岐にわたる業務を効率的にこなすため、時間管理が超重要です。

所属大学や所属部署にもよると思いますが、私はどの部署でも、割と多岐にわたる業務を同時にこなしていました。

この記事では、大学職員の1日のスケジュールを詳しく紹介し、具体的な仕事内容や時間管理のコツについて解説します。

りある(人事)

イメージしやすいように、学生課の職員のとある1日をお伝えしますね。

目次

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大学職員 午前の業務

まずは朝の業務を見ていきます。

スタートダッシュが重要です!

1. 出勤と準備

私の大学は、朝8時30分から勤務開始です。

まずはデスクにつき、パソコンを起動してメールをチェックします。

りある(人事)

この辺りは前職と変わりません。

朝一番のメールチェックは、緊急対応が必要な案件を確認したり、当日のスケジュール変更に迅速に対応するために重要です!

まずはタイトルに一通り目を通してから、緊急そうなものから中身を読んでいきます。

2. 朝会やミーティング

今の部署はありませんが、学生課で仕事をしていたころは、朝会が行われていました。

りある(人事)

ただ、今は学生課でも朝会はやっていないそうなので、当時の管理職の方針によるものだと思います。

ここでは、各自の業務の進捗報告をしたり、共有事項が話し合われます。

特に、大きめなイベントの準備がある場合、朝会での情報共有は欠かせません。

3. 学生対応

午前中は学生対応が多く、事務室に訪れる学生の相談に乗ったり、各種手続きのサポートを行います。

例えば、成績証明書の発行や、奨学金の申請手続きなどです。

授業の空き時間に来訪している学生も多く、彼らには次の授業もありますので、迅速な対応が求められます。

大学職員 ランチ・昼休憩事情

私の大学では、昼休憩はきっちり1時間。

しかも時間が決まっています。

りある(人事)

別大学の知人の大学職員に聞いても同じなので、そういうところが多いのではないでしょうか。

前職では、好きな時間に出かけてOKでしたし、ランチ時間が1時間を超えても、特に問題ありませんでした。

なので、提供がゆっくりめなお店にも行けましたし、デザートや食後のコーヒーを楽しむこともできました。

今は、1時間きっちりで事務室に戻らなければならないとなると、外食は、「お食事が運ばれてこない!どうしよう!間に合わない!」と焦るので、あまり行きたくなりません。

りある(人事)

お弁当持参回数も高まったし、時間節約のため安価な学内の食堂を利用したりするので、お金はたまりますね。

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大学職員 午後の業務

PC

次に、午後の業務を見ていきましょう!

午後は、集中力を維持しながら効率よく進めていくことがポイントです。

4. 書類作成とデータ入力

昼食後は、書類作成やデータ入力などにあてます。

先輩職員(上司)

大学職員は書類作成が本当に多いです。

例えば、予算管理のための報告書や、授業運営に関する資料作成などが挙げられます。

また、学生情報や教職員情報のデータベース管理も重要な業務の一つです。

5. 会議と打ち合わせ

午後は、会議や打ち合わせも多く行われる時間帯です。

りある(人事)

教授との会議も、私の場合は午後が多かったです。

同期職員(IT)

教授が朝が苦手だという理由だったよね…。

先輩職員(秘書)

私は朝が多かった!担当する学部にも寄るかもね。

学部会議やプロジェクトチームの打ち合わせ、外部業者とのミーティングなど、さまざまな会議に参加します。

会議の内容をしっかりと把握し、必要なアクションアイテムをメモしておくことが大切です。

りある(人事)

でも、午後の会議って眠いですよね。

そのためにも、お昼ご飯を食べすぎないことがポイント!

6. 学生イベントの準備

大学では、学生向けのイベントが頻繁に開催されます。

その準備も大学職員の重要な仕事です。

イベントの企画から実施に至るまで、綿密な計画と準備が求められます。

特に、大規模なイベントの場合、多くの部署や関係者との連携が必要です。

大学職員 夕方の業務

そろそろ終業に向けてラストスパートをかける夕方。

一日の締めくくり業務と、明日の準備が主なToDoです。

7. 業務のまとめと振り返り

夕方には、一日の業務をまとめ、明日の準備を行います。

今日中に完了させるべき仕事が終わっているか確認し、必要に応じて残業して仕上げます。

また、翌日のスケジュールを確認し、準備が必要なものがあれば対応します。

8. 戸締まりなど退勤準備

最後に、事務室のキャビネット施錠や、デスク周りを整理整頓します。

先輩職員(秘書)

重要書類は絶対に施錠されたキャビネットにしまうようにします。

退勤時間は、私の大学は定時は17時です。

業務内容や時期によって残業もあります。

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大学職員 時間管理のコツ

私は、多岐にわたる業務を効率よくこなすために、以下の時間管理のコツを実践しています。

1. 優先順位をつける

毎日の業務には、重要度や緊急度が異なるタスクが混在しています。

優先順位を明確にし、重要なタスクから順に取り組むことで、効率的に仕事を進めることができます。

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2. スケジュールを細かく設定する

時間を有効に使うためには、細かいスケジュール設定が不可欠です。

朝一番にその日のスケジュールを確認し、時間ごとにやるべきことをリストアップします。

3. 休憩時間を確保する

集中力を維持するためには、適度な休憩が必要です。

同期職員(IT)

ガーーーっと一気に仕上げたいですが、冷静になることも大事!

昼食やコーヒーブレイクなどの休憩時間をしっかりと取り、リフレッシュすることで、午後の業務も効率よくこなすことができます。

大学職員の1日スケジュール まとめ

大学職員の1日は、多岐にわたる業務を効率的にこなすことが求められます。

朝のメールチェックや学生対応、午後の書類作成や会議、夕方の業務のまとめなど、時間管理が重要です。

優先順位をつけること、細かいスケジュール設定を行うこと、適度な休憩を取ることが、大学職員の仕事を効率的に進めるためのコツです。

この記事が、大学職員を目指す方や、現在勤務している方の参考になれば幸いです。

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