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大学職員の1日のスケジュールってどんな感じですか?
大学職員の仕事は、基本的には、多岐にわたる業務を効率的にこなすため、時間管理が超重要です。
所属大学や所属部署にもよると思いますが、私はどの部署でも、割と多岐にわたる業務を同時にこなしていました。
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イメージしやすいように、学生課の職員のとある1日をお伝えしますね。
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大学職員 午前の業務
まずは朝の業務を見ていきます。
スタートダッシュが重要です!
1. 出勤と準備
私の大学は、朝8時30分から勤務開始です。
まずはデスクにつき、パソコンを起動してメールをチェックします。
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この辺りは前職と変わりません。
朝一番のメールチェックは、緊急対応が必要な案件を確認したり、当日のスケジュール変更に迅速に対応するために重要です!
まずはタイトルに一通り目を通してから、緊急そうなものから中身を読んでいきます。
2. 朝会やミーティング
今の部署はありませんが、学生課で仕事をしていたころは、朝会が行われていました。
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ただ、今は学生課でも朝会はやっていないそうなので、当時の管理職の方針によるものだと思います。
ここでは、各自の業務の進捗報告をしたり、共有事項が話し合われます。
特に、大きめなイベントの準備がある場合、朝会での情報共有は欠かせません。
3. 学生対応
午前中は学生対応が多く、事務室に訪れる学生の相談に乗ったり、各種手続きのサポートを行います。
例えば、成績証明書の発行や、奨学金の申請手続きなどです。
授業の空き時間に来訪している学生も多く、彼らには次の授業もありますので、迅速な対応が求められます。
大学職員 ランチ・昼休憩事情
私の大学では、昼休憩はきっちり1時間。
しかも時間が決まっています。
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別大学の知人の大学職員に聞いても同じなので、そういうところが多いのではないでしょうか。
前職では、好きな時間に出かけてOKでしたし、ランチ時間が1時間を超えても、特に問題ありませんでした。
なので、提供がゆっくりめなお店にも行けましたし、デザートや食後のコーヒーを楽しむこともできました。
今は、1時間きっちりで事務室に戻らなければならないとなると、外食は、「お食事が運ばれてこない!どうしよう!間に合わない!」と焦るので、あまり行きたくなりません。
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お弁当持参回数も高まったし、時間節約のため安価な学内の食堂を利用したりするので、お金はたまりますね。
大学職員 午後の業務
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次に、午後の業務を見ていきましょう!
午後は、集中力を維持しながら効率よく進めていくことがポイントです。
4. 書類作成とデータ入力
昼食後は、書類作成やデータ入力などにあてます。
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大学職員は書類作成が本当に多いです。
例えば、予算管理のための報告書や、授業運営に関する資料作成などが挙げられます。
また、学生情報や教職員情報のデータベース管理も重要な業務の一つです。
5. 会議と打ち合わせ
午後は、会議や打ち合わせも多く行われる時間帯です。
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教授との会議も、私の場合は午後が多かったです。
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教授が朝が苦手だという理由だったよね…。
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私は朝が多かった!担当する学部にも寄るかもね。
学部会議やプロジェクトチームの打ち合わせ、外部業者とのミーティングなど、さまざまな会議に参加します。
会議の内容をしっかりと把握し、必要なアクションアイテムをメモしておくことが大切です。
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でも、午後の会議って眠いですよね。
そのためにも、お昼ご飯を食べすぎないことがポイント!
6. 学生イベントの準備
大学では、学生向けのイベントが頻繁に開催されます。
その準備も大学職員の重要な仕事です。
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イベントの企画から実施に至るまで、綿密な計画と準備が求められます。
特に、大規模なイベントの場合、多くの部署や関係者との連携が必要です。
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大学職員 夕方の業務
そろそろ終業に向けてラストスパートをかける夕方。
一日の締めくくり業務と、明日の準備が主なToDoです。
7. 業務のまとめと振り返り
夕方には、一日の業務をまとめ、明日の準備を行います。
今日中に完了させるべき仕事が終わっているか確認し、必要に応じて残業して仕上げます。
また、翌日のスケジュールを確認し、準備が必要なものがあれば対応します。
8. 戸締まりなど退勤準備
最後に、事務室のキャビネット施錠や、デスク周りを整理整頓します。
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重要書類は絶対に施錠されたキャビネットにしまうようにします。
退勤時間は、私の大学は定時は17時です。
業務内容や時期によって残業もあります。
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大学職員 時間管理のコツ
私は、多岐にわたる業務を効率よくこなすために、以下の時間管理のコツを実践しています。
1. 優先順位をつける
毎日の業務には、重要度や緊急度が異なるタスクが混在しています。
優先順位を明確にし、重要なタスクから順に取り組むことで、効率的に仕事を進めることができます。
2. スケジュールを細かく設定する
時間を有効に使うためには、細かいスケジュール設定が不可欠です。
朝一番にその日のスケジュールを確認し、時間ごとにやるべきことをリストアップします。
3. 休憩時間を確保する
集中力を維持するためには、適度な休憩が必要です。
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ガーーーっと一気に仕上げたいですが、冷静になることも大事!
昼食やコーヒーブレイクなどの休憩時間をしっかりと取り、リフレッシュすることで、午後の業務も効率よくこなすことができます。
大学職員の1日スケジュール まとめ
大学職員の1日は、多岐にわたる業務を効率的にこなすことが求められます。
朝のメールチェックや学生対応、午後の書類作成や会議、夕方の業務のまとめなど、時間管理が重要です。
優先順位をつけること、細かいスケジュール設定を行うこと、適度な休憩を取ることが、大学職員の仕事を効率的に進めるためのコツです。
この記事が、大学職員を目指す方や、現在勤務している方の参考になれば幸いです。
最後に…。あなたの転職本気度は、今、何パーセントですか?
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