大学職員の仕事内容【オープンキャンパス編】

皆さんは、高校生のとき、またはそれ以外で、オープンキャンパスに行ったことはありますか？

私は高2のときと、その後、大学を卒業して社会人入試を受けようと思ったときに、オープンキャンパスに行きました。

お客さんとして参加したオープンキャンパスは楽しかったですが、職員としての仕事は結構盛りだくさんで疲れます（笑）。

この記事では、オープンキャンパスに関わる大学職員の仕事はどのようなものがあるかを解説します！

オープンキャンパスとは？

オープンキャンパスとは、受験を希望する⾼校⽣などに、⼤学の特徴を知ってもらったり、雰囲気を味わってもらうために⼤学が企画するイベントのこと。

来場者は、未来の大切なお客様。

気に入ってもらえるように、また、最近ではSNSで拡散していただけるように特に意識して、準備段階から様々な工夫をしますよ。

パンフレットやWebサイトだけでは伝えられない大学の特徴や雰囲気を、よりリアルに感じてもらうことを目的としています。

オープンキャンパスの担当は、広報？入試課？どこの部署？

これは大学に寄るようですね。

広報が行っていたり、学生課が行っていたり、入試課が行っていたり。

複数の部署が協力して行っている大学もあるようです。

オープンキャンパスの多い時期は？

オープンキャンパスの実施時期ですが、7月の夏休みごろから、11月の大学祭時期に開催する大学が多いです。

もちろん受験生のことを考えてこの時期に実施しているのですが、大学職員としての他の業務がひと段落しているからという、大学側の事情もあるんですよね。

オープンキャンパスの準備あれこれ

さて、オープンキャンパスの準備として、大学職員の仕事はどんなものがあるでしょうか。

一緒に見ていきましょう！

施設系の予約

まずは場所の手配ですね。

オープンキャンパスを夏休みに実施することが多い理由は、1つは高校生が来やすいからというのもありますが、大学の授業がなく教室を確保しやすいからなんです。

また、大学によっては、最寄駅からキャンパスまでの無料シャトルバスを運行させるところもあるようで、その場合はその手配なども必要になってきますね。

それから、食堂で昼食を振舞っている大学もありますので、そういった場合は食堂との打ち合わせなども行います。

また、急病人に備え、保健室はあけ、人員を確保していただくよう伝えています。

説明員の手配

高校生などのお客さんは、教員と現役大学生がもてなします。

教員は、模擬授業を行います。

授業の後には質疑応答なども行われたりしますね。

現役大学生には、キャンパス見学会を担当してもらっています。

うちの大学は、ボランティアです。

ボランティアというか、大学の活性化を目的とした学生団体が担ってくれます。

持ち帰りグッズの作成・封詰め

持ち帰りグッズの作成も行います。

ちょっとしたノベルティを配る大学もありますね。

パンフレットやキャンパスマップ、アンケート用紙、そしてノベルティ。

それらを1つの封筒なり、袋なりに封詰めする作業も行います。

掲示・飾り付け

暑い中、重い立て看板を運んだりするのは、結構骨の折れる作業です…。

事前に作っておいた掲示物を、黙々と、淡々と、決められた場所に貼っていきます。

はがすときに、はがしやすいように、テープの端を少し折ったりしながら、貼っていきます。

大きい掲示物は複数人で呼吸を合わせて貼っていきます。

業者との打ち合わせ

上記に書いたオープンキャンパス業務について、ある程度のことを委託してしまっている大学もあります。

オープンキャンパス業務に責任が伴わないとは言いませんが、例えば入試などは絶対委託できませんよね？

ただ、委託初年度はやはりノウハウの伝承など大学職員がやることはたくさんありますし、委託が軌道に乗ってからも、まるっきり手離れするというわけではないですね。

また、どこまでを大学職員側で行い、どこから委託するかなど、きちんと決めないとうまくいきません。

委託って意外と業務の切り分けが難しかったりして、そこがうまく話し合われていないと、余計に手間がかかったりすることもあるんですよね。

そういう意味でも、業者との打ち合わせには結構時間を取られます。

オープンキャンパス当日業務

当日業務としては、各自持ち場を守ることが重要です。

また、インカムなどを付けてスタッフ間で連携を行います。

季節柄、熱中症対策にはすごく力を入れるのですが、その他急病人に備え、保健師さんとの連携は密にしています。

また、広報資材として使うのではなく、記録の意味で写真も撮影しておきます。

「今年は女子多めだったね」とか「保護者の付き添いが思ったより多いから、来年は保護者向け企画も充実させよう」とか、後からの振り返りに役立ちます。

また、うちの大学では、管理職は本部でインカムを聞いておき、いざというときに動けるようにしています。

オープンキャンパス後の仕事

当日、終了後の後片付けはもちろんのことですが、後日の分析が非常に重要だと思います。

特に外部業者に業務委託をしている大学は、その費用対効果をきちんと検証するようにしたほうがいいでしょう。

任せっぱなしはNGです。

また、委託をせず、自分たちである程度運営したとしても、協力した教職員の人件費を概算で出し、作成したパンフレットやノベルティの金額、その他諸々を足し上げ、支出総計は算出するでしょう。

もちろん、正確には算出できないとは思いますが、連続して毎年同じ項目でアンケートを取るなど、分析の努力は必要だと思います。

「オープンキャンパス参加者が受験生、さらには入学者にどれだけ流入しているか、その分析を得意としています」という営業をたまに受けます。

ですが、やっぱり自分の大学のことを一番分かっているのは、大学の教職員だという自負がありますので、そこは今後も自分たちでしっかりと追っていけたらなと思い、私もマーケティングを勉強したりしていますよ。

大学職員のオープンキャンパス業務 まとめ

オープンキャンパス業務は、「毎年のルーティン」と捉えてしまえば、正直、まったく面白味のない仕事です。

でも、「費用対効果を上げよう！」とか「参加者満足度を上げよう！」と考えたならば、いくらでも工夫できる業務かなと思います！

裁量権が大きいといいますか…。

なので、オープンキャンパス業務は、祭りのようで一時期に業務が集中して少しキツイこともありますが、ワイワイとイベント的にやりたい、エネルギッシュな方には向いていると思います！

高校生とも触れ合えますしね。